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一、服務條款的確認和接納
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二、服務簡介
北京中采高科招標集團有限公司運用自己的操作系統(tǒng)通過國際互聯(lián)網絡為用戶提供各項服務,用戶(包括普通個人用戶,免費企業(yè)會員,收費企業(yè)會員)注冊時,必須同意:
1. 提供真實、準確、即時、完整的個人/企業(yè)資料。同時,應根據情況變化維護并及時更新注冊信息,以確保其真實、準確、即時、完整性。
2、一旦北京中采高科招標集團有限公司發(fā)現(xiàn)用戶資料含有不準確甚至是虛假內容,北京中采高科招標集團有限公司有權利中止對該用戶的服務。
三、用戶的帳號、密碼和安全性
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(1)不得使用黨和國家機構的名稱或者是它們的縮寫。
(2)不得使用黨和國家領導人或者其他知名人士的真實姓名、筆名、藝名或者是他們的縮寫。
(3)不得使用不健康、不文明或者帶有侮辱性、攻擊性的用戶名和昵稱。
(4)您一旦注冊成功,就成為北京中采高科招標集團有限公司的合法用戶,您將得到一個密碼和用戶名。并同意接受北京中采高科招標集團有限公司提供的各項服務。如果您未保管好自己的用戶名和密碼,而對您、北京中采高科招標集團有限公司或第三方造成的損害,您將負全部責任。另外,每個用戶都要對其用戶名中的所有活動和事件負全責。您可隨時改變您的密碼和圖標,也可以結束舊的用戶名重開一個新用戶名。
(5)為避免用戶的合法權利受到侵害,用戶若發(fā)現(xiàn)任何非法使用用戶名或存在安全漏洞的情況,請立即通告北京中采高科招標集團有限公司。
四、服務條款的修改及修訂
北京中采高科招標集團有限公司有權在必要時修改服務條款,北京中采高科招標集團有限公司服務條款一旦發(fā)生變動,公司將會在用戶進入下一步使用前的頁面提示修改內容。如果您同意改動,則再一次激活“同意服務條款提交注冊信息”按鈕,視為接受本服務條款的變動。如果用戶不接受。北京中采高科招標集團有限公司則保留隨時修改或中斷服務而不需通知用戶的權利。用戶接受北京中采高科招標集團有限公司行使修改或中斷服務的權利,北京中采高科招標集團有限公司不需對用戶或第三方負責。本服務條款任一條款被視為廢止、無效或不可執(zhí)行,該條應視為可分的且并不影響本服務條款其余條款的有效性及可執(zhí)行性。
五、用戶隱私制度
北京中采高科招標集團有限公司(中國招標采購網)非常重視用戶信息的保護,在使用中國招標采購網的所有產品和服務前,請您務必仔細閱讀并透徹理解本聲明。一旦您選擇使用,即表示您已經同意我們按照本隱私聲明來使用和披露您的個人信息,并接受本條款現(xiàn)有內容及其可能隨時更新的內容。
1、本注冊條款所涉及的隱私是指:在會員注冊中國招標采購網網站帳戶時,使用其它中國招標采購網網站產品或服務,訪問中國招標采購網網頁,或參加任何形式的會員活動、培訓活動時,中國招標采購網會收集的會員的個人身份識別資料,包括會員的姓名、昵稱、電郵地址、出生日期、性別、職業(yè)、所在行業(yè)、工齡,真實頭像,籍貫,公司名稱,QQ號碼,公司地址,公司的產品以及服務簡介,公司固話傳真,公司主頁,公司主要做的項目等。中國招標采購網網站自動接收并記錄會員的瀏覽器和服務器日志上的信息,包括但不限于會員的IP地址、在線、無線信息、信件等資料。
2、中國招標采購網收集上述信息將用于:提供網站服務、改進網頁內容,滿足會員對某種產品、活動的需求、通知會員最新產品、活動信息、或根據法律法規(guī)要求的用途、給會員帶來更多商業(yè)機會等。
3、我們網站有相應的安全措施來確保我們掌握的信息不丟失,不被濫用和變造。這些安全措施包括向其它服務器備份數(shù)據和對用戶密碼加密。盡管我們有這些安全措施,但請注意在因特網上不存在“完善的安全措施”。
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6、關于會員在中國招標采購網的上傳或張貼的內容
(1)會員在中國招標采購網上傳或張貼的內容(包括照片、文字、附件、帖子、招投標信息、個人合作名片、公司名錄和黃頁、工程信息等),視為會員授予中國招標采購網免費、非獨家的使用權,中國招標采購網有權為展示、傳播及推廣、促使合作等前述張貼內容的目的,對上述內容進行復制、修改、出版等。該使用權持續(xù)至會員書面通知中國招標采購網不得繼續(xù)使用,且中國招標采購網實際收到該等書面通知時止。中國招標采購網網站、中國招標采購網合作伙伴、中國招標采購網關聯(lián)公司均可使用。
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(3)任何第三方對于會員在中國招標采購網的公開使用區(qū)域張貼的內容進行復制、修改、編輯、傳播等行為的,該行為產生的法律后果和責任均由行為人承擔,與中國招標采購網無關。
7、不可抗力
(1)“不可抗力”是指中國招標采購網不能合理控制、不可預見或即使預見亦無法避免的事件,該事件妨礙、影響或延誤中國招標采購網根據本注冊條款履行其全部或部分義務。該事件包括但不限于政府行為、自然災害、戰(zhàn)爭、黑客襲擊、電腦病毒、網絡故障等。不可抗力可能導致中國招標采購網網站無法訪問、訪問速度緩慢、存儲數(shù)據丟失、會員個人信息泄漏等不利后果。
(2)遭受不可抗力事件時,中國招標采購網可中止履行本注冊條款項下的義務直至不可抗力的影響消除為止,并且不因此承擔違約責任;但應盡最大努力克服該事件,減輕其負面影響。
六、拒絕提供擔保和免責聲明
用戶明確同意使用中國招標采購網服務的風險由用戶個人承擔。服務提供是建立在免費的基礎上。北京中采高科招標集團有限公司明確表示不提供任何類型的擔保,不論是明確的或隱含的,但是對商業(yè)性的隱含擔保,特定目的和不違反規(guī)定的適當擔保除外。北京中采高科招標集團有限公司不擔保服務一定能滿足用戶的要求,也不擔保服務不會受中斷,對服務的及時性、安全性、真實性、出錯發(fā)生都不作擔保。北京中采高科招標集團有限公司拒絕提供任何擔保,包括信息能否準確、及時、順利地傳送。用戶理解并接受下載或通過中國招標采購網產品服務取得的任何信息資料取決于用戶自己,并由其承擔系統(tǒng)受損、資料丟失以及其它任何風險。北京中采高科招標集團有限公司對在服務網上得到的任何商品購物服務、交易進程、招聘信息,都不作擔保。用戶不會從北京中采高科招標集團有限公司收到口頭或書面的意見或信息,中國招標采購網也不會在這里作明確擔保。
七、有限責任
北京中采高科招標集團有限公司對任何直接、間接、偶然、特殊及繼起的損害或其他一切損害不負責任,這些損害來自:不正當使用產品服務,在網上進行交易,非法使用服務或用戶傳送的信息有所變動。這些損害會導致北京中采高科招標集團有限公司形象受損,所以北京中采高科招標集團有限公司早已提出這種損害的可能性。
八、不提供零售和商業(yè)性服務
用戶使用北京中采高科招標集團有限公司各項服務的權利是企業(yè)的。個人用戶只能是一個公司或實體的商業(yè)性組織下的所屬員工。用戶承諾:未經北京中采高科招標集團有限公司同意,不得利用北京中采高科招標集團有限公司各項服務進行銷售或作其他商業(yè)用途。
九、用戶管理
用戶單獨承擔發(fā)布內容的責任。用戶對服務的使用是根據所有適用于服務的地方法律、國家法律和國際法律標準的。
用戶承諾:
1、在中國招標采購網的網頁上發(fā)布信息或者利用中國招標采購網的服務時必須符合中國有關法規(guī)(部分法規(guī)請見附錄),不得在中國招標采購網的網頁上或者利用中國招標采購網的服務制作、復制、發(fā)布、傳播以下信息:
(1)反對憲法所確定的基本原則的;
(2)危害國家安全,泄露國家秘密,顛覆國家政權,破壞國家統(tǒng)一的;
(3)損害國家榮譽和利益的;
(4)煽動民族仇恨、民族歧視,破壞民族團結的;
(5)破壞國家宗教政策,宣揚邪教和封建迷信的;
(6)散布謠言,擾亂社會秩序,破壞社會穩(wěn)定的;
(7)散布淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪的;
(8)侮辱或者誹謗他人,侵害他人合法權益的;
(9)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內容的。
2、在中國招標采購網的網頁上發(fā)布信息或者利用中國招標采購網的服務時還必須符合其他有關國家和地區(qū)的法律規(guī)定以及國際法的有關規(guī)定。
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十、保障
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十一、結束服務
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2、結束用戶使用中國招標采購網服務的資格。
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十二、通告
所有發(fā)給用戶的通告都可通過電子郵件或常規(guī)的信件傳送。北京中采高科招標集團有限公司會通過郵件服務發(fā)報消息給用戶,告訴他們服務條款的修改、服務變更、或其它重要事情。同時,北京中采高科招標集團有限公司保留對本站免費用戶投放商業(yè)性廣告的權利。
十三、 參與廣告策劃
在北京中采高科招標集團有限公司許可下用戶可在他們發(fā)表的信息中加入宣傳資料或參與廣告策劃,在中國招標采購網各項免費服務上展示他們的產品。任何這類促銷方法,包括運輸貨物、付款、服務、商業(yè)條件、擔保及與廣告有關的描述都只是在相應的用戶和廣告銷售商之間發(fā)生。北京中采高科招標集團有限公司不承擔任何責任,北京中采高科招標集團有限公司沒有義務為這類廣告銷售負任何一部分的責任。
十四、 內容的所有權
中國招標采購網對其獨立采編的或從第三方獲得合法許可的信息內容,內容的定義包括:文字、軟件、聲音、相片、錄象、圖表;在廣告中的全部內容;全部中國招標采購網虛擬社區(qū)服務為用戶提供的商業(yè)信息。所有這些內容均受版權、商標、標簽和其它財產所有權法律的保護。所以,用戶只能在北京中采高科招標集團有限公司和廣告商授權下才能使用這些內容,而不能擅自復制、再造這些內容、或創(chuàng)造與內容有關的派生產品。在本站發(fā)表、轉載的文章僅代表作者本人觀點,本站沒有義務查實文章或圖片、音頻、視頻文件的出處及其真實性。如果您是文章、圖片等資料的版權所有人,請與我們聯(lián)系并說明具體文章標題,中國招標采購網會及時加上版權信息,如果您反對中國招標采購網使用,在收到身份證明、版權證明和刪除要求后我們會立即刪除有版權問題的內容。
十五、 法律
用戶和北京中采高科招標集團有限公司一致同意有關本協(xié)議以及使用中國招標采購網的服務產生的爭議交由仲裁解決,但是北京中采高科招標集團有限公司有權選擇采取訴訟方式,并有權選擇受理該訴訟的有管轄權的法院。若有任何服務條款與法律相抵觸,那這些條款將按盡可能接近的方法重新解析,而其它條款則保持對用戶產生法律效力和影響。
十六、 中國招標采購網會員帳號所含服務的信息儲存及安全
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十七、 青少年用戶特別提示
青少年用戶必須遵守全國青少年網絡文明公約:要善于網上學習,不瀏覽不良信息;要誠實友好交流,不侮辱欺詐他人;要增強自護意識,不隨意約會網友;要維護網絡安全,不破壞網絡秩序;要有益身心健康,不沉溺虛擬時空。
近年來,金融企業(yè)不斷加快采購信息化進程,采購系統(tǒng)建設日益普及,電商化采購步入快車道,不斷助力金融行業(yè)實現(xiàn)采購業(yè)務轉型和價值提升。在采購信息化過程中,金融同業(yè)往往面臨很多共性問題,一定程度上制約了信息化實施效果。本文分享了作者參與多家金融企業(yè)采購信息化建設項目的分析和思考,供諸多正在或即將開展信息化工作的同行參考,以避“雷區(qū)”。
一、金融企業(yè)采購信息化概況
金融企業(yè)采購工作起始于21世紀初,以《關于加強國有金融企業(yè)集中采購管理的若干規(guī)定》(財金〔2001〕209號)為基點,各類金融企業(yè)按照或參照文件要求,陸續(xù)設立相對獨立或專職的采購部門,建立健全采購管理制度,采購工作在金融企業(yè)中日益發(fā)揮重要作用。與此同時,隨著采購管理的不斷深化和信息技術的快速發(fā)展,越來越多的金融企業(yè)采購部門開始重視采購信息化建設。金融企業(yè)采購信息化呈現(xiàn)以下幾方面特點:
一是多數(shù)金融企業(yè)已建或擬建采購系統(tǒng)。根據調查,約6成金融企業(yè)已建成采購系統(tǒng),近2成金融企業(yè)已將采購系統(tǒng)建設列入計劃,另有約1成金融企業(yè)擬直接采用第三方采購平臺。
二是金融企業(yè)采購信息化集中于近幾年。在已建采購系統(tǒng)中,70%在2015年及以后建設,近兩年尤其如火如荼。而且較多早期已建成采購系統(tǒng)的金融機構,如中國建設銀行、中國銀聯(lián)股份有限公司(以下簡稱“中國銀聯(lián)”)等近年也都在持續(xù)進行系統(tǒng)升級和更新。
三是金融企業(yè)采購信息化程度分化明顯。少數(shù)企業(yè)完全處于手工時代,小部分采購系統(tǒng)主要實現(xiàn)了電子審批和記錄,多數(shù)系統(tǒng)實現(xiàn)了主要業(yè)務流程電子化并具備供應商管理、評審專家管理、統(tǒng)計報表等常用管理功能,更有極少數(shù)金融企業(yè)已逐步應用云計算、大數(shù)據、機器學習、人工智能等先進技術,率先跨入智慧采購時代。
二、常見“雷區(qū)”分析
筆者曾與幾十家金融采購同業(yè)進行交流,發(fā)現(xiàn)各單位在系統(tǒng)建設方面都有獨到的見解和特點,但是也經常遇到或擔憂很多共性問題,如內部相關部門配合不到位,進度一拖再拖;最終系統(tǒng)跟預期效果差距大,完全不是想要的;系統(tǒng)上線了,但是主要問題依然沒解決;流程操作煩瑣,企業(yè)內部罵聲一片,推廣不下去等。這些問題的原因是多方面的,歸結起來主要在于以下幾個方面:
(一)系統(tǒng)建設模式該怎么選
系統(tǒng)建設首先涉及投入和可行性評估,這與系統(tǒng)建設模式密切相關。一是一步到位,還是分期建設?二是從需求到開發(fā)上線都完全自主建設,還是自主需求分析+外包公司開發(fā),還是主要依靠專業(yè)供應商,抑或使用云平臺等第三方系統(tǒng)?三是如果完全自主建設或者自主投入較多,人力是否充足?溝通和協(xié)作機制是否順暢?四是如果要依靠專業(yè)供應商,是購買市場上成熟的第三方軟件,還是完全定制開發(fā),還是兩者兼有之,以成熟軟件為基礎進行必要的個性化定制?如何找到“靠譜”的供應商?
(二)系統(tǒng)功能該如何取舍
當前采購信息化百家爭鳴,既有初級版的審批和記錄電子化,也有中級版的業(yè)務流程電子化,還有升級版的內外部管理貫通(如與內外部系統(tǒng)對接、電子評審、在線會議、移動辦公、數(shù)據分析等);隨著專業(yè)論壇交流日益增強,也經常能見識到智能版的電商平臺、智能評標、供應商風險評估、智能履約、智能價格監(jiān)控、電子合同、智能客服等創(chuàng)新形式。這都讓企業(yè)目不暇接,難以抉擇。
(三)項目管理如何開展
系統(tǒng)建設也要依靠“天時、地利、人和”。項目管理機制和管理團隊直接關系到整個系統(tǒng)建設項目能否有效運轉和科學決策,工作銜接與協(xié)作是否順暢,需求分析是否全面合理,進度把控是否到位,各類問題能否及時解決等,這也最終決定了系統(tǒng)建設目標能否落地,建設效果能否實現(xiàn)。
三、幾點思考和建議
根據中國銀聯(lián)自身采購系統(tǒng)建設及升級迭代情況,并結合近兩年發(fā)揮采購業(yè)務及技術能力優(yōu)勢參與的幾家金融同行采購系統(tǒng)建設和推廣經驗,筆者提出幾點信息化建設的思考和建議。
(一) 充分進行調研,借鑒先進經驗
采購系統(tǒng)建設項目啟動前,建議進行充分調研,借鑒金融同業(yè)、電商和供應商等的經驗。從近年情況來看,相對領先的幾家金融企業(yè)的采購管理理念和采購系統(tǒng)都較為全面,且各有所長;新上線采購系統(tǒng)的金融企業(yè)也積累了鮮活的經驗;電商企業(yè)有豐富的電子商城一站式采購模式;系統(tǒng)供應商有基礎演示產品和系統(tǒng)建設思路建議,這些都非常值得借鑒。但也要注意盡可能多方全面調研,始終堅持以自我需要為中心,避免只基于某一家的經驗或產品啟動項目,反而走了彎路。
(二) 明晰系統(tǒng)定位,確定建設模式
建議內部進行深入討論,開展自我評估,明確系統(tǒng)目標,確定系統(tǒng)建設模式。
1.前期評估工作應包括的內容
(1)采購部門情況:部門人數(shù)、業(yè)務能力和可投入系統(tǒng)建設的情況,是否存在亟須推動解決的內部管理問題,企業(yè)領導對系統(tǒng)建設的支持力度,采購部門是否具有較高話語權,與相關部門溝通是否順暢(尤其是科技部門、財務部門、辦公系統(tǒng)管理部門、人力資源部門、法律部門、主要需求和請購部門)等。
(2)系統(tǒng)建設目標:基于當前內部情況,研究確定系統(tǒng)建設目標,如是要打造行業(yè)領先的采購管理系統(tǒng),還是主要解決采購流程電子化,或者是要借助系統(tǒng)工具提高管理能力和工作效率等。
(3)項目投入情況:本部門人員、其他部門人員、建設周期、本項目預算、周邊配套系統(tǒng)工作量和預算等。
2.系統(tǒng)建設模式建議
(1)總體規(guī)劃,分步實施。系統(tǒng)建設不是一蹴而就的,科學技術也在不斷發(fā)展,因此原則上建議采購系統(tǒng)建設要覆蓋3~5年的中長期規(guī)劃,總體上分為基礎性功能和拓展性功能兩大部分。建議分期分階段實施,優(yōu)先建設基礎性、緊迫性功能,逐步豐富拓展性功能。
以中國銀聯(lián)為例,采購系統(tǒng)總體業(yè)務規(guī)劃在2009年明確,后續(xù)均在此規(guī)劃框架基礎上不斷補充、優(yōu)化具體功能。
(2)明確自建還是外購。自建或者外購主要涉及需求梳理和開發(fā)實施兩個環(huán)節(jié)。
對于需求梳理環(huán)節(jié),采購部門業(yè)務能力強、人力充足、系統(tǒng)建設經驗較為豐富且當前采購管理無大問題的,業(yè)務需求可由金融企業(yè)自主開展。否則建議借助外部專業(yè)力量,更好地幫助企業(yè)診斷問題、梳理需求、優(yōu)化管理,并且避免踩到項目管理中各種常見的“雷”。
對于開發(fā)實施環(huán)節(jié),除非科技部門參與意愿很高且對采購工作有較好了解、開發(fā)人力充足,原則上建議聘請熟悉采購領域的專業(yè)供應商進行開發(fā),主要原因在于:采購系統(tǒng)通常涉及較為專業(yè)的管理邏輯和業(yè)務場景,非采購專業(yè)人員較難理解,培養(yǎng)一名較為熟練的開發(fā)人員至少需要3~6個月時間,且開發(fā)過程中需要業(yè)務需求人員進行較多的解釋說明、用戶測試等工作,鑒于金融行業(yè)自身人力成本很高,項目總體成本投入必然較高,“現(xiàn)學現(xiàn)用”模式的自建開發(fā)質量未必能得到很好的保障。
(3)成熟軟件、個性化定制或云系統(tǒng)。金融企業(yè)尤其是國有金融企業(yè)采購工作遵循國家和財政部《關于印發(fā)〈國有金融企業(yè)集中采購管理暫行規(guī)定〉的通知》(財金〔2018〕9號)相關規(guī)定,具有較高的相通性;同時各家金融企業(yè)在主營業(yè)務、管理理念、業(yè)務流程上又有不少差異性。這必然導致只靠成熟軟件是不行的,但不靠成熟軟件完全重新自主開發(fā)很難,開發(fā)成本也很高,因此“成熟軟件+個性化定制”成為金融企業(yè)采購系統(tǒng)建設的大多數(shù)選擇。
具體而言,對于企業(yè)規(guī)模不大、采購人手較少、流程較為簡單的金融企業(yè),建議以合適的成熟軟件為主,輔以少量、必要的內部流程、辦公系統(tǒng)接口等個性化定制,投入少、效果好;對于企業(yè)規(guī)模大、組織架構層級多、采購人員較多、流程較為復雜、預算較為充裕的金融企業(yè),可以根據自身情況,進行適度的個性化。
此外,對于企業(yè)規(guī)模特別小、管理機制較為靈活的企業(yè),也可以選用安全有保障的專業(yè)云平臺或者第三方軟件,在較少的投入下快速見成效。
(4)供應商和產品選擇分析。金融行業(yè)采購系統(tǒng)的供應商主要分為四類:第一類是前期承建政府采購等采購系統(tǒng)建設的科技開發(fā)公司,其產品主要基于政府采購;第二類是由招標代理公司團隊組建而來,其團隊和產品在電子招標投標等領域較為專業(yè);第三類是主流電商,以電商平臺采購為主,正在逐步切入整體采購系統(tǒng)領域;第四類是金融企業(yè)采購團隊,在做好自身采購業(yè)務和采購系統(tǒng)建設的同時,向同業(yè)進行業(yè)務咨詢和采購系統(tǒng)輸出,熟悉金融采購的管理難點、業(yè)務痛點、常見問題和處理方法等,采購系統(tǒng)產品也是自己作為采購人使用的,更強調采購管理者的視角。
這四類供應商各有特點,金融企業(yè)可以結合自身業(yè)務訴求和供應商響應情況進行綜合評估和選擇。此外,也建議盡可能了解供應商前期服務項目的實施情況和應用效果,對供應商進行更全面地評估,確保項目實施效果與宣傳效果相匹配。
(三) 理順管理機制,組建高效團隊
金融企業(yè)采購系統(tǒng)內部用戶涉及面廣,既要解決涉及復雜的管理和業(yè)務問題,又會對現(xiàn)有工作流程和工作習慣進行改進調整,必然面臨企業(yè)內部相關單位和相關人員的一定程度的阻力。因此,應組建一個高層領導支持、采購部門傾力投入、相關部門銜接順暢、與供應商溝通有效的項目團隊,并建立高效的溝通和決策機制。
一是爭取高層領導支持。采購系統(tǒng)是為管理服務的,系統(tǒng)落地和推廣也離不開高層領導的大力支持,因此必須取得高層領導對采購系統(tǒng)建設工作的認同,盡量邀請高層領導參加項目啟動會、系統(tǒng)上線推廣會等關鍵節(jié)點。
二是采購部門要加大領導和骨干投入。系統(tǒng)建設從來不是單一的技術問題,而是復雜的管理問題和業(yè)務問題。通過系統(tǒng)建設促進內部管理流程優(yōu)化和業(yè)務能力提升,是系統(tǒng)建設過程中首先要考慮和做好的工作。因此,項目經理建議由資歷較深、業(yè)務和協(xié)調能力強的骨干擔任;采購相關負責人、各條線業(yè)務骨干能夠全心投入,及時討論優(yōu)化方案,推動公司內部決策。
三是理順企業(yè)內部跨部門團隊。金融采購系統(tǒng)建設通常涉及開發(fā)管理、辦公系統(tǒng)對接、財務系統(tǒng)對接、人力資源系統(tǒng)對接等工作,相關部門地位較為獨特,根據經驗此類工作往往信息不對稱、協(xié)調難度大,建議在項目開展前取得相關部門領導支持,并明確固定對口成員參與。
四是建立高效的內外溝通機制和決策機制。金融企業(yè)項目組與供應商之間、項目組內部、企業(yè)內部應建立多層級的討論溝通、問題匯報和決策機制,避免問題懸而不決或推翻重來,這將極大影響項目實施進度和效果。
(四) 合理控制需求,功能有舍有得
在創(chuàng)新功能不斷涌現(xiàn)的當下,采購系統(tǒng)需求分析如何堅守系統(tǒng)建設的初心,做好取舍、控制需求,通常應把握以下幾方面原則:
一是按照系統(tǒng)分期建設的總體規(guī)劃,考慮內部用戶的系統(tǒng)使用基礎和推廣難度,不求“大而全”和“一步到位”,優(yōu)先建設基礎性、緊迫性、關聯(lián)度高的功能,逐步豐富拓展性、創(chuàng)新性功能。通常采購業(yè)務流程和核心管理模塊電子化、集采商城可以視情況同步或分步開展;拓展性管理模塊、電商系統(tǒng)對接、電子招標投標、各種新興智慧采購功能等建議逐步開展,穩(wěn)步推進。
二是要明確采購系統(tǒng)的專業(yè)邊界。建議采購信息系統(tǒng)建設圍繞采購業(yè)務核心開展,對于公文審批、人員管理、待辦集成、財務預算及核算等已有相應平臺或系統(tǒng),采購平臺通過與之系統(tǒng)對接,充分復用現(xiàn)行功能,既利于企業(yè)統(tǒng)一管理,也方便用戶使用。此外,由于采購前接預算和事由,后連合同和付款,采購平臺充分融合采購供應鏈信息,可為相關平臺提供信息共享服務。
三是采購系統(tǒng)建設中,系統(tǒng)功能并不是越多越好,用戶操作往往以簡為美,適度為好。如果讓只有兩三個人的采購團隊去使用流程復雜、角色很多的系統(tǒng),用戶體驗反而不好。因此,不能將我們對于采購管理和采購流程的一切期望全部放到采購需求里,要進行衡量和取舍,否則系統(tǒng)就只是實現(xiàn)流程從線下搬到線上,無法實現(xiàn)增值。如系統(tǒng)要兼顧靈活與合規(guī),強制性控制功能過多,則很容易導致流程不順、時效過長;系統(tǒng)適用于解決規(guī)則明確的問題,非要將所有的推諉扯皮問題放到系統(tǒng)需求中也是不現(xiàn)實和不明智的。
(五) 采購系統(tǒng)建設階段建議
結合前期項目經驗和行業(yè)優(yōu)秀實踐,筆者給出的較為理想的采購系統(tǒng)建設建議安排為三個階段:
第一階段是調研分析階段。要充分了解行業(yè)信息化進展,了解企業(yè)內部采購管理現(xiàn)狀,聽取各方意見和建議,剖析原因,診斷痛點,明確定位,查找差距,提出制度體系、業(yè)務流程和系統(tǒng)建設相關的優(yōu)化方案建議。這是最容易忽視的一個階段。
第二階段是需求設計和系統(tǒng)開發(fā)階段。一方面要做好需求規(guī)劃設計,梳理采購業(yè)務需求,明確采購信息結構及規(guī)范、采購業(yè)務模板、系統(tǒng)對接和互聯(lián)方案等;另一方面要做好常規(guī)系統(tǒng)建設所需的技術規(guī)劃、開發(fā)、測試、上線等工作。
第三階段是系統(tǒng)推廣階段。重點要根據金融企業(yè)組織架構和業(yè)務特點,制訂適宜的系統(tǒng)推廣策略,組織培訓與試點,由點帶面,分步實施。
總體而言,金融企業(yè)采購信息化工作要“排雷”,重點是要關注“管理”的方方面面,并秉承“制度先行、規(guī)則優(yōu)先”的原則,確保采購業(yè)務流程、采購制度體系和信息化建設工作同步優(yōu)化、并行提升。
作者: 姜 紅
作者單位:中國銀聯(lián)集中采購管理辦公室
來源:《招標采購管理》